النظم الآلية فى المكتبة من حسام حسن السيد / الاستاذة شيماء

مقــــدمـــــة

إن بيئة المعلومات المتمثلة بشبكات المعلومات، وتطبيقات الشكل الإلكتروني على مواد المعلومات، يفرض على المكتبات متغيرات حديثة لابد من مجاراتها، وتغيير منهجية وسياسة المكتبات الجامعية خاصة، لأنها توجه خدماتها للباحثين عن أحدث المعلومات، وتقديم أفضل الخدمات والوثائق الإلكترونية. ومع هذا الوضع المتغير لامفر من إدخال التغيرات المناسبة في أساليب العمل حتى تصل إلى الهدف ومنذ بداية التسعينات تم الربط الشبكي على المستوى العالمي
Inter Net Working ، وكان هذا الربط نتيجة للتطور التقني العالي في أجهزة الحاسب الآلي. ويُعد استخدام شبكات المعلومات من أهم تطبيقات الحاسب الآلي، لأنها تربط بين الجهات الإدارية، وتوفر المعلومات، وتتيحها للباحثين والمستفيدين. وتربط شبكات المعلومات بين المكتبات ومراكز المعلومات، وقواعد المعلومات المحلية والعالمية 00يتميز سوق الانظمه الاليه المتكامله الموجود الان بامتلاكها العديد من المنتجات وقد تختلف فيما بينها بتختلاف كبير سواء من حيث السعر او من حيث كفاءتها او خصائصها الوظيفيه والتكنيكيه فقد توجد الانظمه المتاحه بالمجان التى تصدرها بعض المؤسسات والهيئات الى الانظمه التجاريه التى يعرضها الموردين بالسوق بألاف بل بملاين الجنيهات وهناك بعض النظمه الاليه التى تصلح للاستخدام فى المكتبات الصغيره مثل المكتبات المدرسيه والخاصه ومكتبات الكليات وهناك بعض الانظمه التى تصلح للاستخدام فى المكتبات العامه والجامعيه 0فى الواقع ان اتخاذ ميكنه المكتبات قد يتخذ بسهوله حيث ان معظم المؤسسات الام ادركت اهميه ادخال تكنولوجيا الحاسب الالىفى المكتبات التى تتبعها كما ان التممويل الللازم للمشروع ايضا قد لايسبب احراجا كبيرا وبالاضافه الى الانظمه الاليه المجانيه فان تكلفه تكنولوجيا الحاسب الالى والشبكات تتناقص يوم بعد يوم وهناك فتح قد تقدمها بعض المؤسسات والمنظمات للمكتباتالا ان الصعوبه الحقيقيه بعد اتخاذ قرار الميكنه هو كبفيه اختيار النظام الالى المناسب من بين هذه الانظمه الاليه المتاحه فى السوق0وقد اثبتت التجارب التى اجريت على المكتبات ان هناك بعض المكتبات قد فشلت فى تحقيق اهداف الميكنه وقد يرجع الى هذا الفشل فى النظام الالى المستخدم وقد تناست هذه المكتبات انها هى التى قامت باختيار هذا النظام




وفى الحقيقه ان هناك اسباب اخرى وقد تتمثل فيما يلى: 1_اندفاع المكتبات الكبيره للانظمه الاليه والنظر اليها على انها مجرد تكنولوجيا حديثه يجب ان تستخدم
2_عدم درايه القائمين على المشروعات الميكنه بطبيعه وخصائص الانظمه الاليه المتكامله
3_ان القائمين على مشروعات الميكنه قد يكونوا خارج تخصص المكتبات 4_وقوع المكتبات فى فخ الدعايه الكبيره التى يقوم بها بعض الموردين بل والرضوخ ايضا الى الضغوط التى قد يمارسها البعض للاخر0
وقد يمكن ادراك كل هذه العوامل السابقه تحت عنصر واحد وهو عدم اتخاذ القرار العلمى السليم فى عمليه الشراء والاختيار وهو بالفعل اسلوب علمى لانه ناتج عن التجارب العلميه للمكتبات مع مشروعات الميكنه0 اما خبراء المكتبات فى مصر فقد لعبوا دورا كبيرا فى اتاحه الفرصه للمكتبات للتعرف على كيفيه التخطيط العلمىالسليم لمشروعات الميكنه ومن هنا نتبع اهداف هذة الدراسه والموجهه الى كل مكتبه ترغب فى ميكنه عملياتها0 وتتمثل هذه الاهداف فى ثلاثه نقاط اساسيه *التعرف على مفهوم الانظمه الا ليه المتكامله *كيفيه التخطيط العلمى السليم لاختيار وتقيم الانظمه الاليه المتكامله *التعرف على المعايير الاوظيفيه والنكنيكيه الواجب توافرها بهذه الانظمة








تعريف النظم الآلية
هناك تعريفات عدة للنظم الآلية، منها مايأتي:
1. أنها مجموعة من العناصر ذات صفات معينة تتفاعل مع بعضها لتحقيق هدف معين
2. أنها صيغة تضمن العمل في انسجام للمدخلات، مع البرامج، والأجهزة، والقوى البشرية المتخصصة والمدربة، من أجل ضمان التحكم في تدفق المعلومات بالشكل المطلوب الذي يلبي احتياجات المجتمع 0
3. أنها عبارة عن برنامج حاسب يتضمن معارف، وأفكار، ومفاهيم، من خبرات البشر في مجال موضوعي محدد، ويستخدم البرنامج من قبل أشخاص ليساعدهم على اتخاذ القرارت أو حل المشكلات التي تعترضهم في ذلك المجال 0
وهناك تعريفات اخرى
***مفهوم النظام الالى المتكامل :-
هو نظام الى محسب والتى تشترك جميع انظمتة الفرعية الوظيفية فى قاعدة بيانات ببليوجرافية واحدة , والنظم الفرعية عبارة عن وحدات منفصلة من البرامج والتى تجمع معا التشكيل النظام الالى , وكل نظام فرعى يقوم بالاضطلاع بوظيفة اساسية من وظائف المكتبة مثل التزويد او ضبط المسلسلات او الاعارة , والنظام الالى المتكامل يشتمل على الاقل على ثلاث نظم فرعية رئيسية وهم النظام الفرعى الفهرسى , والفهرس المباشر , وضبط الاعارة
والنظام الفرعى للفهرسة مطلوب لدعم عملية ادخال البيانات وقدرات ادارة قاعده البيانات
والفهرس المباشر هو غالبا الفكرة الرئيسية لتجهيز نظام متكامل وبناء على ذلك فهو له اهمية كبيرة 0
اما النظام الفرعى للاعارة
فهو عادة ما يكون متكامل مع نظام الفهرسة والفهارس المباشرة اما التزويد وادارة المسلسلات فهى عمليات شائعه ولكن غالبا ما يتم اضافتها اختياريا الى النظام الاساسىوربما يتم تجهيوهم اثناء بدء تحميل النتج المتكامل او يتم اضافتهم فى وقت لاحق والنظم الفرعية الاخرى يتم اتاحتهم بصورة اختيارية ويمكن الاختيار بين النظم الفرعية لتحميلها وهذه النظم تشمل اتاحة الانترنت 0
وقد استخدمت مكتبة الطب القومية بالولايات المتحدة الامريكية مصطلح متكامل للاشارة الى النظام التى تعمل فيه جميع وظائف المكتبة المحسبة مقابل او فى اتجاه ملف ببيولوجرافى واحد اساسى وهناك من يمد هذا التعريف ويصفه بانه النظام الالى المتكامل على الخط المباشر والذى يستخدم قاعدة بيانات مشتركة مقروءة اليا وتملك اثنين او اكثر من النظم الفرعية التى تعمل على الخط المباشر 0

شكل بناء النظام الالـــى المتكامل





























***النشأة
يرجع تاريخ النظم الالية المتكاملة الى اواخر السبعينيات , وقيل ان هذا التاريخ كانت ميكنة المكتبة تقتصر او كانت سائده ولكن فى شكل حاسبات لغرض واحد التطبيقات محددة ومخاصة عملية ضبط الاعارة والتى كانت واحدة من اول التطبيقات المكتبية التى تم تحسينها بنجاح وخلال نهاية السبعينات وبداية الثمانينات بدأ الموردين بعرض الفهارس المباشرة باعتبارها تطورات واسعه وفى منتصف الثمانينات كان قبول هذه الانظمة يحظى باهتمام كبير ولكن فى النهاية هناك القليل من انظمة المكتبات الالية التى تخدم غرض واحد او تطبيق واحد 0
** أهداف استخدام النظم الآلية في المكتبات الجامعية
1. تقديم المعلومات لأكبر عدد من الباحثين والمستفيدين.
2. التصدي للإنفجار المعلوماتي، والتحكم في توسعها، وإتاحتها للباحثين.
3. توفير الجهود المبذولة في العمليات اليدوية، وتوفير في الميزانية.
4. إتاحة الفرصة للتعاون مع أنظمة المكتبات الأخرى.
5. المشاركة في مجموعات المكتبات الأخرى.
6. تأهيل وتدريب العاملين على العمل في بيئة معلوماتية إلكترونية.
7. إتاحة الفهرس الآلي على الخط مباشر.
8. توحيد عملية الفهرسة باستخدام الفهرسة الآلية.
9. إتاحة مداخل متعددة للبحث في الفهرس الآلي.
الحد من استخدام المعاملات الورقية، واستبدالها بالإلكترونية
** أهمية النظم الآلية
أسهمت النظم الآلية في عملية تطوير وتقنين العمليات التي تتم داخل المكتبات، ومن أبرز العمليات التي طُبقت عليها النظم الآلية، مايأتي:
1. إعداد الفهارس المحسبة للمقتنيات.
2. ضبط الإعارة في المكتبات الجامعية.
3. ربط قواعد البيانات الببليوجرافية الخاصة بنظام الإعارة.
4. أتممت عمليات التزويد.
5. أتممت إجراءات الشراء، وأوامر التوريد، والمطالبات، والإرجاع، والتسليم.
6. أتممت نظام ضبط الدوريات ومتابعتها.
7. المعالجة الفنية الإلكترونية.
8. أتممت نظام خدمات المعلومات، وخدمة الإحاطة الجارية، والبث الإنتقائي.
9. إتاحة قواعد البيانات الببليوجرافية والشبكات.
10. إتاحة برامج شبكة الإنترنت.
11. إتاحة برامج تشغيل الأوعية الإلكترونية.
معالجة الكلمات والبيانات الإلكترونية

** أنواع النظم الآلية:
تتعد أنواع النظم الآلية المتاحة للمكتبات ومراكز المعلومات، ويميز بعضها عن بعض الإمكانيات المتوفرة في هذه النظم من حيث التصميم وملاءمتها لاحتياجات المستفيدين والدعم الفني الذي تقدمه الشركة المنتجة لها. وتقسم النظم إلى نوعين: نظم مغلقة، ونظم مفتوحة.

النظم المغلقة: Closed System
تقوم الأنظمة المغلقة على استخدام نوع موحد من أجهزة الحاسب، وتعتمد على نظام واحد عند التخاطب وإرسال الرسائل، ومن أشهر النظم المغلقة Apple.
إلا أن هذه الأنظمة واجهت مشكلات، منها:
ضرورة استخدام أجهزة معينة وبمواصفات معينة، بحيث أنه لا يمكن تبادل المعلومات إلا عن طريق تلك الأجهزة فقط.
صعوبة التطوير في تلك الأنظمة بما يتلاءم مع احتياجات المكتبة الفعلية.
تكلفة استخدام الأنظمة المغلقة، وتحديثها عالية جدًا.
النظم المفتوحة: Open System
دعت الحاجة إلى التفكير بشكل جدي للتغير والتحول من النظم المغلقة التي عانت من عدة إشكاليات في الاستخدام، إلى النظم المفتوحة التي يمكن بواسطتها تبادل المعلومات بطريقة مفتوحة للجميع.
وأسفرت نتائج الدراسات والأبحاث عن ظهور النظم المفتوحة، التي شاع استخدامها بعد أن عرفت باسم: TCP/IP: Transmission Control Protocol/ Internet Protocol 0
أنظمة المكتبات الآلية:
تُعد الأنظمة العربية المعربة قليلة جدًا، والنظم العربية لم تجرب على المكتبات الكبيرة أو المتوسطة. وهناك شركات تُعرب أنظمتها لتلاءم احتياجات المكتبات العربية، وتعمل على تحسين خدماتها، وتقديم حلول ومقترحات للمشكلات. ومن هذه الأنظمة:
نظام الأفق Horizon:
أنشئته Amertic Library Services،
وقامت شركة النظم العربية المتطورة بتعريبه. ويستخدم في كثير من مكتبات العالم الغربي والعربي، وهو من النظم الحديثة المفتوحة التي تعمل على بيئات تشغيل كثيره.
مميزاته:
يعمل على اليونكس، الوندوز، النوفل، و OS2.
يحقق جميع وظائف المكتبة من التزويد إلى الإعارة.
يُمكن المكتبة في التحكم بتسجيلة مارك MARC، وذلك بالإضافة أو الحذف، حسب احتياجات المكتبة للبيانات.
يُستخدم في قواعد نظام الإتصالات الخاصة بشبكة الإنترنت.
يتعامل النظام مع النصوص المكتوبة والنصوص بالصوت والصورة
Multi Media.
إمكانية المشاركة مع النظم التعاونية.
سهولة استخدامه وتشغيله على خادمات Servers، دون الحاجة للأجهزة الكبيرة.
إمكانية البحث في الفهرس الآلي OPAC، أو اعتماد الرقم المعياري ISPN، أو الكلمات المفتاحية Keywords، بالإضافة إلى ذلك تقييد البحث في نوع الوعاء.
إمكانية عمل ببليوجرافية في موضوع معين.
إمكانية عمل نسخ احتياطية Backup 0
نظام دوبيس ليبس Dobis/ Libis:
أنتجته IBM، طور النظام نتيجة لدمج دوبيس الذي أعدته جامعة دارتمون في ألمانيا الغربية، ونظام ليبس الذي أعدته جامعة لوفان البلجيكية.
ويستخدم هذا النظام مكتبات عربية في منطقة الخليج العربي، ومصر وغيرها. وقد توقفت IBM عن دعم هذا النظام عام 1992م، ونشأت شركة جديدة تبنته عُرفت بأسم إلياس ELIAS، بهدف التطوير والاستمرار في هذا المجال 0





نظام مينيزيس MINISIS:
وهو في الأساس نظام لقواعد المعلومات، وصمم من قبل المركز الدولي للبحوث والتنمية بكندا: Mini Computer Version of Integrated Sit of Information System. وصمم هذا النظام لإدارة المعلومات وقواعد البيانات الببليوجرافية، ومبني على استخدام الأوامر من خلال لوحة المفاتيح.
وفي عام 1983 تم عقد إتفاقية مع مركز التوثيق والمعلومات بالأمانة العامة لجامعة الدول العربية بالتعاون مع مركز بحوث التنمية الدولية بكندا، يقوم بمقتضاها تعريب النظام وتوزيعه في المنطقة العربية.
وأهم مايميز هذا النظام:
يعمل على عدة لغات.
إمكانية تطبيقه على المكتبات الكبيرة، المتوسطة، الصغيرة ومراكز المعلومات.
إتاحة برنامج المكنز متعدد اللغات Thesaurus 0
نظام VTLS:
طور هذا النظام من قبل معهد فرجينيا The Virginia Tech Library System. تم استخدامه عام 1974م، وهو من النظم الشائعة الاستخدام في الولايات المتحدة الأمريكية، وسُوق النظام في أسبانيا، أستراليا، الكويت، ماليزيا، وسويسرا.
ويتيح هذا النظام:
استخدام عدة لغات مختلفة، من خلال آمر خاص باللغات.
استخدم تسجيلة مارك.
العمل ضمن بيئة النوافذ، ويطبق المواصفات العالمية في الاسترجاع، والاتصالات، ويحقق جميع وظائف المكتبات، كالإعارة، التزويد والحجز.
مناسبة النظام المصغر منه The Micro VTLS System للتطبيق في المكتبات الصغيرة، وتمتعه بمرونة كبيرة، مع الإبقاء على سلامة الأساليب الفنية، وإمكانية البحث في أنظمة VTLS الكبيرة.
اظهار جيل جديد من النظام، وهو نظام (Virtual)، الذي يمكن استخدامه من خلال عدة برامج.
تيسر من خلال تطبيق معايير الترميز العالمي Unicode، إجراء الفهرسة والاسترجاع للمواد في المكتبات بلغاتها الأصلية، وقدرته على اتاحة عمليات الاسترجاع للحروف والرموز المختلفة، دون الحاجة لإعادة تشغيل النظام 0




الأنظمة الآلية والتعريب:
كل ماتقدم من الأنظمة الآلية كان نتاج فكري غربي، وإنتاج ومجهود أجنبي، ولم تظهر حتى الآن أنظمة عربية ذات قدرات عالية الكفاءة، يمكن بواسطتها الاستغناء عن الأنظمة الغربية. ومع محاولات التعريب لتلك الأنظمة، نجد أن اللغة العربية تعاني من مشكلات في التطبيق، من بينها:
كتابة اللغة العربية من اليمين إلى اليسار.
كتابتها بحروفها المتصلة.
اختلاف حروفها عدديًا عن اللاتينية من (31) حرف في مقابل (28) حرفًا لاتينيًا.
اختلاف الترتيب الهجائي للحروف العربية، كاستخدام (أل التعريف)، والتفريق بينها وبين (ال) في الكلمات الأصلية، من مثل: الله (أصلية)، الميزان (أل التعريف).
وفي هذا الشأن تم التعاون بين اليسكو (المنظمة العربية للتربية والثقافة والعلوم) ALECSO، وبين منظمة المعايير السعودية SASO، تم إصدار 31 حرف عربي يستخدم في المعلومات، وقد أصدرت ISO النسخة النهائية رقم 9036 0

تصميم وبناء النظم الآلية في المكتبات ومراكز المعلومات :
تتطلب عملية تصميم نظم المعلومات وبنائها أشخاصا ذوي كفاءات ومهارات عالية قادرين على استيعاب مشكلات النظم الموجودة وحلها بالطريقة المثلى لذلك نحتاج قبل البدء بعملية تصميم النظام الجديد إلى القيام بتحليل النظام الحالي والتعرف على أجزائه وصياغة مشكلاته وأهدافه ووظائفه وتحديد مستخدميه ويسمى الشخص الذي يقوم بعملية تحليل النظام القديم وتصميم النظام الجديد وبنائها وتعديلها وتحديثها محلل النظم .
أ‌. مفهوم تحليل النظام :
يقصد بتحليل النظام ما يلي :
1- تجزئه النظام إلى مجموعة المدخلات والإجراءات والمخرجات والتغذية الراجعة .
2- تحديد عناصر المدخلات والمخرجات وتحديد العلاقات المنطقية والرياضية فيما بينها .
3- تنظيم الإجراءات الداخلة في تركيب النظام ضمن منظومة معادلات رياضية وعلاقات منطقية وعمليات معالجة بيانات واضحة المعنى محددة المدخلات ودقيقة المخرجات .
4- أيجاد العلاقات التركيبية ووسائل اتصال المعلومات والبيانات بعضها ببعض في منظومة النظم الفرعية المكونة للنظام .
5- تحديد أهداف النظام الخاصة والعامة بشكل واضح .
6- تحديد أساليب السيطرة على مدخلات النظام وإجراءاته ومخرجاته .
7- تعديل النظام وتحديثه وصيانته كلما لزم الآمر .
8- تصميم نظم جديدة وبنائها .
9- تحديد مستخدمي النظام .
ب‌. وظائف نظام المعلومات الآلي :
الوظيفة الأساسية لنظام المعلومات الآلي هي تجميع البيانات ومعالجتها وتحويلها إلى معلومات يتم استرجاعها حسب الحاجة .
ولتحقيق ذلك يقوم نظام المعلومات الآلي بما يلي :
1- الحصول على البيانات من المصادر المختلفة ( داخلية وخارجية ) .
2- التأكد من صحة البيانات ودقتها ( فرز , تبويب , ترميز ) .
3- تنظيم البيانات ( فرز , تبويب , ترميز ) .
4- خزن البيانات ( أقراص صلبة , أقراص ممغنطة , واسطوانات ممغنطة او ضوئية … الخ ) .
5- أجراء العمليات الحسابية والمنطقية على البيانات .
6- استرجاع المعلومات ( تقارير مطبوعة , جداول , رسومات بيانية … الخ ) .
7- أعادة الإنتاج ويعني نقل المعلومات من مكان إلى آخر بواسطة التقارير المطبوعة او شاشات الحاسوب او وسائط التخزين الممغنطة المختلفة .
ج. تحويل النظام اليدوي إلى النظام الآلي :
توجد ثلاثة أشكال لعملية تحويل النظام من الشكل اليدوي إلى الشكل الآلي سوف يتم تناولها ببعض الشرح والتحليل :
1- التحويل الكامل للعمليات اليدوية إلى الشكل الآلي :
يعني ذلك تحويل جميع العمليات اليدوية والروتينية التي تتم في المكتبة إلى الشكل الآلي دون زيادة او نقصان ويرجع اتخاذ هذا القرار بهذا الشكل إلى إدارة المكتبة او المسئولين عنها .
2- التحويل المشروط للعمليات اليدوية إلى الشكل الآلي :
وتفضل بعض المكتبات تحويل النظام اليدوي إلى الشكل الآلي مع بعض التغييرات البسيطة التي لا تترك تأثيرها على النظام في شكله الآلي بعد تحويله وعلى سبيل المثال فان إضافة وسيلة استفسار جديدة على الفهارس الأساسية للمكتبة سوف يعزز من موقف المكتبة أمام المستفيد او عمل قائمة إسناد بمداخل المؤلفين او غيرها من التغييرات التي لا تترك تأثيرا كبيرا على هيكل النظام المعمول به في المكتبة .


3- التحويل غير المشروط للعمليات اليدوية إلى الشكل الآلي :
أن أعداد هذه الأنظمة يبنى على أساس تحويل أهداف المكتبة إلى عمليات عند بناء النظام الجديد وليس على أساس تحويل العمليات القائمة بالفعل إلى الشكل الآلي .
أن تحديد أهداف المكتبة بشكل مبدئي جيد ثم تحديد العمليات التي يمكن أعدادها لتحقيق هذه الأهداف بالشكل المطلوب وتحديد الإجراءات التي تساعد على سير تلك العمليات بشكل انسيابي مرن دون معوقات وتحديد المدخلات والمخرجات بناء على ذلك , كل ذلك يعمل على تحقيق أهداف تحليل النظام بشكل عام , كما انه يساعد على ظهور جيل من الأنظمة المتكاملة تساعد على تحقيق احتياجات تلك المكتبات .
أن عبارة وصول المستفيد إلى جميع أوعية المعلومات داخل المكتبة بكل الطرق والوسائل الممكنة تمثل هدفا من أهداف المكتبة وهي تعني أي عملية للبحث الآلي في الملفات يجب أن تحتوي كل المداخل الممكنة للوصول إلى الوثيقة المطلوبة وتشمل استخدام مداخل العناوين والعناوين الفرعية والمسئولين عن العمل , الناشر ومكان النشر وسنة النشر والسلسلة ورؤوس الموضوعات والكلمات المفتاحية وكذلك توفير وسائل البحث البوليني Boolean Search أي البحث باستخدام معاملات ( و ) ( او ) ( ليس ) = ' OR ' ' NOT ' ' AND ' او البحث العشوائي الموجه والذي يستخدم بشكل أساسي في اغلب الموسوعات التي تحمل على أقراص CD ROM بالإضافة إلى طرق البحث بأكثر من حقل معا مثل المؤلف والعنوان والطبعة والناشر ومكان النشر , كل ذلك يجعل عملية وصول المستفيد للوثيقة المطلوبة في منتهى السهولة واليسر .
وإذا وضع هدف آخر للمكتبة عليها أن تسعى إلى تحقيقه مثل اقتناء جميع المطبوعات في مجال محدد من الناشرين المحليين او الأجانب , أن هذا الهدف يعني توفير ملفات خاصة بالمفردات ( الكتب , الدوريات , المواد الخاصة … الخ ) وتوفير وسائل استلام كتالوجات الموردين الأجانب Vendors سواء كانت مطبوعة او على أقراص ممغنطة او على أقراص ضوئية CD-ROM ثم وضع وتحميل Dowbbad هذه الكاتلوجات على النظام الآلي والتعامل معها بعد ذلك بالاختيار والحذف .
أن هدفا مثل هذا سوف يتطلب توافق النظام الآلي مع الأنظمة العالمية وسيستدعي بناؤه معرفة معايير الفورمات الخاصة ب ( مارك ) وكذلك توافق النظام مع قواعد البيانات المباشرة مثل OCLC وغيرها .
كل ذلك يتطلب بناء نظام آلي مختلف تماما عن النظام التقليدي او اليدوي ولذلك لابد من دراسة أهداف المكتبة دراسة جيدة قبل البدء في أنشاء مثل هذا النوع من الأنظمة .









مميزات النظام الالى
1- الغاء عملية تكرار الجهد لخلق وصيانه النسخ المتعدده للتسجيلات الببليوجرافية 0
2- تقليل فرص الاخطاء عند ادخال التسجيلات والتغيرات تنتقل وتمد اتوماتيكيا خلال النظام فى الوقت الحقيقى 0
وهناك العديد من المميزات للانظمة الالية المختلفة التى تميزها عن الانظمة الاليه الغير المتكاملة والتى تؤدى الى خلق تسجيلات ببليوجرافية مكررة حيث يتم خلق تسجيله ببليوجرافية للماده فى الفهرس وعند اعارة هذه المادة سيكون هناك تسجيلة ببليوجرافية واحده للماده عادة ما يتم خلقها عند طلب المادة ثم تمتد عندما يتم فهرستها ولو تم اعاة هذه المادة فان تسجيله المستفيد ستتصل بتسجيلة الببليوجرافية ولكن دون ان يكون هناك تكرار للتسجيلات الببليوجرافية للماده فى ملف الاعارة وبالتالى فالنظام الالى الغير المتكامل يحتوى على تسجيلات لكل عنوان لكل نظام فرعى والبيانات تكون منفصلة داخل كل نظام فرعى ومع ذلك معظم الانظمة لديها برنامج (خلف الستار ) والذى يحول او ينقل البيانات بين بعض النظم الفرعية 0
تقييم النظم الآلية
حتى تضمن المكتبات سير الأعمال على أكمل وجه، لابد من توفير تقييم مستمر للنظم الآلية المستخدمة بها، وتـُعرف هذه العملية بالتلقين المرتد Feed Back، وهي: المعلومات الناتجة المتعلقة بمكونات وعملية النظام التي تعود إلى النظام كمدخلات جديدة
وتتألف عناصر النظام في المكتبة من:
المدخلات في المكتبة Input، وهي كل الوثائق الواردة للمكتبة من مصادر المعلومات، ومراسلات وبيانات مالية وإدارية.
المخرجات من المكتبة Output، وهي التقارير الخاصة بالأعمال الفنية، والمالية والإدارية، والدوريات.
النشاط والتشغيل في المكتبة Activity Processing، كل العمليات المتعلقة بتسجيل البيانات، وتقديم الخدمات، والعمليات الفنية، وخطابات الشراء.
التحكم والضبط للمدخلات والمخرجات والعمليات التي تتم في المكتبة Control.
التخزين Storage 0



















ويمكن تعريف تلك المجموعه من العناصر فيما يلى :
1- المدخلات : هى مجموعه من الحقائق التى تم جمعها وتسجيلها وتجهيوها بطريقة معينة 0
2- المخرجات : ناتج بيانات المعالجه وتسمى معلومات محدده تحقق الاهداف الموضوعة والغرض من وضع النظام موضع التنفيذ0
3- التشغيل والعمليات : مجموعه من الاجراءات والمعالجات التى تتم على ادخال البيانات 0
4- التحكم والضبط : ضبط عمليات التخزين والاسترجاع وادخال البيانات واخراجهاوهنا تتم عمليات التلقيم المر تد ومراجعه النظام حتى لايخرج عن مسارة 0
5- التخزين : بعض البيانات تستخدم بصورة فورية وبعضها يتم تخزينة لحين استرجاعه فى عمليات لاحقه وهدفه تخزين مخرجات العملية الحالية او لغرض استرجاع المخرجات من العملية السابقة 0


وبتطبيق تلك المجموعه من العناصر على المكتبة : -
1- المدخلات فى المكتبة
تتنوع المدخلات فى المكتبة فيما بين مصادر المعلومات والمراسلات والبيانات المالية والادارية وهى تضم (الوثائق الواردة للمكتبة للمرة الاولى والراجعه من الاستعارة والراجعه من التجليد وكذلك المراسلات بين المكتبة والمؤسسات والمكتبات ذات الصله ) وكذلك المدخلات الادارية الخاصة بالموظفين والحضور والانصراف والمرتبات وغيره من تلك النوعية من هذه البيانات وايضا البيانات الادارية الخاصه بالاقتناء والاشتراكات فى الدوريات والتجليد وغيرها من البيانات 0
2- المخرجات من المكتبة :
ان التقارير الخاصة بالاعمال الفنية والمالية والادارية وكذلك الخدمات وصدور الوراقيات والدوريات عن المكتبة كل ذلك يمثل نوعا من المخرجات الخاصة بالمكتبة وكذلك الاحصائيات الخاصه بانشطة المكتبة كالاعارة والخدمات المرجعية وخدمات المعلومات وكذلك احصائيات الاقتناء اليومية والاسبوعية واشهرية والسنوية 0
3- النشاط والتشغيل والتجهيز فى المكتبة :
ان كل العمليات المتعلقة بتسجيل بيانات الوثائق والمستعيرين واجراء الاعارة او تقديم الخدمات وكذلك عمليات الفهرسة والتصنيف وارسال الخطابات للموردين والمؤسسات ذات الصله بالمكتبة والرد على الخطابات الواردة لها ومتابعة عمليات الشراء والاشتراكات مع الموردين وعلى سبيل المثال ان كل العمليات التى تجرى على وثيقة منذ طلبها من المورد وحتى وضعها على الرف , فان كل تلك العمليات يمكن ان نطلق عليها تشغيل او التجهيز 0
4- التحكم والضبط للمدخلات والمخرجات والعمليات التى تجرى فى المكتبة :
تتم هنا عمليات التحكم فى مدخلات ومخرجات العمليات التى تتم فى الاعداد الفنى , والاقتناء , السلاسل ,التجليد , الاعمال الادارية (الموظفين والمراسلات ) الاعمال المالية (الميزانيات والسحب منها وتوزيعها وسبل انفاقها ) والخدمات التى تقدم للمستفدين 0
5- التخزين لناتج العمليات التى تجرى داخل المكتبة :-

تجرى العديد من العمليات يوميا فى المكتبة وتلك العمليات يجب تخزين نتائجها بصفة مستمرة 0 وفى النظام اليدوى فان مجرد تسجيل نتائج العمليات على الورق يعتبر تخزين لناتج تلك العمليات وعلى سبيل المثال فان تسجيل بيانات الاستعارة لوثيقة مع اسم المستعير وتاريخ رد الوثيقة يعتبر تخزينا لناتج تلك العملية حيث سيتم بعد ذلك عمليات اخرى عليها مثل الارجاع او المطالبة عند التاخير ....... وغيرها من العمليات





النتائج
و
التوصيات












النتائج
تُعاني أهداف المكتبات الجامعية مجال الدراسة من قصور شديد يتضح من خلال الدراسة، حيث أن معظم المكتبات لا يتوفر بها أهداف مكتوبة وإن وجدت فهي لا تتناسب مع ظروف العصر المعلوماتي والثورة التكنولوجية، وهناك خلط بين الرؤية والرسالة والأهداف الإستراتيجية، فالرسالة أوسع وأشمل من الإهداف وكذلك الرؤية، ولكن الأهداف قابلة للتغيير والتعديل وفقًا للظروف والمناخ المحيط بالمكتبة، وتحتاج المكتبات إلى تقبل التغيير والتعامل مع المتغيرات على أنها من طبائع الأمور، وإدراك أهمية المناخ المحيط وضرورة الانفتاح عليه والتعامل معه بإيجابية.
7-اتفقت معظم المكتبات مجال الدراسة على نظام الأفق كنظام آلي معتمد، بينما اختارت جامعة الإمام بالرياض نظام يونيكورن، والجامعة الإسلامية بالمدينة المنورة نظام خاص مُعد محليًا.
8-حرصت المكتبات على توفير الفهارس الآلية لمقتنياتها، وتقديم المعلومات لأكبر عدد من المستفيدين من خلال الإشتراك في الدوريات الإلكترونية والتغيير إلى النظم الآلية.
9-وفقًا للدراسة فإن المكتبات الجامعية السعودية مجال الدراسة توفر برامج تدريبية للعاملين، وتسعى إلى تطوير مهاراتهم وكفائتهم المهنية، إلا أن بعض المكتبات مجال الدراسة لاتتوافر بها برامج تدريبية.
10-أُدخلت وظائف جديدة تتناسب والمتغييرات الحديثة التقنية التي استحدثت في المكتبات، من هذه الوظائف:
أخصائي معلومات.
معالج بيانات.
11-ساهمت الدوريات الإلكترونية في حل مشكلات، منها مايأتي:
12-اقتصادية الدوريات الإلكترونية، والتوفير في استهلاك الورق.
13-عدم حاجة المكتبات لتوفير رفوف ومساحات للدوريات الإلكترونية.
14-ضمان الحصول على الأعداد متسلسلة، وحل إشكالية فقدان الأعداد.
15-إمكانية إتاحة الدورية الإلكترونية خلال الأربعة وعشرون ساعة دون الحاجة إلى انتظار الدوام الرسمي للمكتبة.
16-إمكانية إتاحة الدورية لأكثر من مستفيد في آن واحد.
17-توحيد العمليات الفنية، والحد من الجهد المبذول، واقتصار الوقت.
18-تسهيل وتنظيم وميكنة عملية الإقتناء، والشراء والتزويد.
19-التقليل من أعباء الأعمال الورقية التقليدية، والتركيز على تقديم خدمات للمستفيدين والباحثين.
20-تطوير العاملين، وتنمية مهاراتهم المهنية والإرتقاء بمستوى خدماتهم الإلكترونية.
21-توفير أهم الدوريات الإلكترونية للمستفيدين التي تخدم البحث العلمي.
22-إمكانية تفاعل المستفيد مع موقع المكتبة، وتقديم التوصيات والمقترحات بما يخدم ويطور خدمات ومقتنيات المكتبة.
23-إمكانية التنقل بين مقالات الدورية الإلكترونية وفقراتها حسب حاجة واهتمامات الباحثين.
24-إتاحتها بعدة أشكال على شبكة الأنترنت إما على شكل HTML، أو PDF.


التوصيات
1-مراجعة أهداف المكتبات الجامعية والتأكد من استمرار قابليتها للتحقق، وتبني أهداف جديدة.
2-التركيز على استثمار الفرص المتاحة في البيئة المحيطة.
3-تحسين أساليب ومفاهيم التخطيط والإعداد للمستقبل.
4-التركيز استثمار وتوظيف التكنولوجيا الجديدة.
5-التركيز على تنمية الابتكارات وتوظيف القدرات المؤهلة للموارد البشرية.
6-التركيز على دور القيادة الإدارية وتوظيفها لتحسين وتطوير وتدريب وتأهيل الموارد البشرية.
7-إيجاد معايير ونظم التقييم لانتقاء واقتناء الدوريات الإلكترونية.
8-دراسة النظم الآلية المتاحة وتوحيد اقتنائها بين المكتبات الجامعية .
9-دراسة الموارد المالية للمكتبات الجامعية المخصصة للدوريات الإلكترونية وإعادة توزيعها حسب الأهمية.
10-تحديد الرؤية المستقبلية للمكتبات الجامعية، وهي الصورة التي تستهدف أن تكون عليها في المستقبل.
11-تحديد الرسالة الأساسية للمكتبات الجامعية وغالبًا تركز الرسالة على التزامها أمام المستفيدين بتوفير المعلومات بأي شكل كانت.
12-تحديد الأهداف الاستراتيجية، وهي الأهداف العامة ذات التأثير على كيان المكتبة ومستقبلها.
13-إيجاد نظام متابعة الأهداف يعمل على أساس تجميع المعلومات أولاً بأول عم معدلات الآداء ومستوى الرضا لدى المستفيدين، للتحقق من مدى تحقق الأهداف.
14-دراسة أسباب نقص الدوريات الإلكترونية العربية العلمية المشترك بها في المكتبات الجامعية السعودية.
















































الكتب العربية :-
1-محمد جعفر عارف، مبارك سعد سليمان / الأنظمة الآلية في المكتبات ومراكز المعلومات بالمملكة العربية السعودية: دراسة تقويمية من وجهة نظر المستفيدين _ دراسات عربية في المكتبات وعلم المعلومات_ مج 5، ع 2_ مايو 2000م
2- محمد محمد أمان، ياسر يوسف عبدالمعطي / النظم الآلية والتقنيات المتطورة للمكتبات ومراكز المعلومات _ الرياض: مكتبة الملك فهد الوطنية، 1419هـ/ 1998م
3- هشام عبدالله عباس / شبكات المكتبات وتطور خدمات ونظم المعلومات في العالم _ عالم الكتب_ مج 5، ع 4_ ربيع الآخر 1405هـ- يناير 1985م
4- حسناء محمود محجوب / الإتجاهات الحديثة في شبكات المكتبات الجامعية كمرافق للمعلومات: مراجعة علمية _ تكنولوجيا المعلومات في المكتبات ومراكز المعلومات العربية بين الواقع والمستقبل_ القاهرة: الدار المصري اللبنانية، 1999 م
5-يونس عزيز / التقنية وإدارة المعلومات _ بنغازي: منشورات جامعة قار يونس، 1994م28- أمل وجيه -حمدي / النظم الآلية المستخدمة في المكتبات _ مجلة المكتبات والمعلومات العربية_ س 20، ع 4_ اكتوبر 2000م- رجب 1421هـ
6-أمنية مصطفى صادق / الوضع الراهن للنظم الآلية المتكاملة في المكتبات _ مجلة المكتبات والمعلومات العربية_ س 17، ع 3_ يوليو 1997م- صفر 1418هـ
7- زين عبدالهادي / الأنظمة الآلية في المكتبات _ القاهرة: المكتبة الأكاديمية، 1995م
8- حشمت قاسم / مصادر المعلومات وتنمية مقتنيات المكتبات _ القاهرة: مكتبة غريب، 1993م
9- محمد فتحي عبد الهادي . المعلومات وتكنولوجيا المعلومات على أعتاب قرن جديد. – القاهرة:مكتبة الدار العربية للكتاب، 2000.-234 ص.
10-محمد محمد الهادي.أساليب اعداد وتوثيق البحوث العلمية.-القاهرة: المكتبة الأكاديمية، 1995.-415 ص.










أشهر محركات البحث المستعملة: Google, Yahoo, Altavista,
1. علم المكتبات الجزائر
http://www.univ-alger.dz/biblio/index.htm


2. روابط وطنية:
3. مكتبة جامعة الجزائر http://bu.univ-alger.dz/
4. المكتبة الوطنية الجزائرية http://www.biblionat.algerie.dz
الأرشيف الوطني الجزائري http://www.archives-agan.gov.dz

المعاجم و الموسوعات:***
1-.الموسوعة العربية لمصطلحات علوم المكتبات و المعلومات و الحاسبات: عربي-انجليزي =Arabic encyclopedy of library information and computer terms :english-arabic /سيد حسب الله و أحمد محمد الشامي. القاهرة: المكتبة الأكاديمية،2001.3 مج. 2369ص

2- معجم علوم المكتبات والمعلومات: انجليزي- عربي مع كشاف عربي – انجليزي / ياسر يوسف عبد المعطي و تريسا لشر.الكويت: مجلس النشر العلمي،2003. 500 ص.

3-Dictionnaire encyclopédique de l'information et de la documentation / sous la dir. de Serge Cacaly.-Paris: ed. Nathan, 1997.- 634p.

4- Dictionnaire encyclopédique des sciences de l'information et de la communication / sous la dir. de Bernard Lamizet, Ahmed Silem.-Paris: ed. Marketing S.A. , 1997.- 590p.

5. Encarta: L'Encyclopédie Multimedia 2007