إعداد وكتابة التقارير الفنية
2008
المحتويات
مقدمة
التقارير ماهي ؟
1- التحضير
2- كتابة التقرير
3- المراجعة
4- ارشادات لكتابة التقرير
5- عرض التقرير شفهيا
6- انواع التقارير
7- الخلاصة ا
مقدمة
دنيا العمل اليومي فيها الكثير مما يكتب وبعضه يسمى تقارير والأخر لايسمى تقارير ,ومن الطبيعي أن يطلب ممن يعمل فى وظيفة ما أن يكتب تقريرا عما يعمل ويقف مستوى التقرير على مستوى من يكتبه وربما انخفاض مستوى من يكتب التقرير يؤدي الى كارثة , والتاريخ ملئ بالحروب و الأزمات التى تسببت فيها تقارير يفتقر كاتبها الى المعلومات والى القدرة على التعبير بدقه.
وهناك أمور كثيرة تستلزم من كاتب التقرير لكي يقدم تقريرا يحقق هدفه أو أهداف هيئته منها ثلاث مهارات هى:
1- القدرة والخبرة الدراية " الكفاءة المهنية"
2- القدرة على التعبير, بأدواته المتعددة, ويتضمن ذلك قدرا معقولا من اللغة أيا كانت.
3- الدراية بفن كتابة التقارير.
نسارع فنؤكد أن الإتقان الكامل للغة ليس ضرورة الى هذا الحد لكاتب التقرير, ولكن يكون ملما بما تتطلبه مهنته وما يلحق بها غير أن اللغة هي أداة التعبير وهى وسيلة التخاطب بين بني الإنسان .
المهارات التى ذكرناها فيما سبق هو مايحتاجه المهني لكي يستطيع أن يكتب تقارير لها قيمتها , أي أنها الحد الأدنى الذى يلزم المهندس, أو القانوني , أو المحاسب ,أو الطبيب ,أو الكيميائي.......الخ .
في المنشأة العادية- كالشركات أو الهيئات ,كثيرا ما يتطلب الامرمثل هذا المعد للتقرير . فإذا كان مطلوبا بصفة دائمة ومتكررة فانه يلزم للمنشأة أن يكون من بين العاملين فيها كاتب أ, معد بهذا المستوى –وهو أمر لابد منه في الهيئات ألاستشاريه والقطاعات ألفنيه الكبيرة فى الشركات الضخمة- أما إذا لم يكن الأمر متكررا بمعدل يبرر ذلك فأن ألمنشأة تلجأ الى أحد بيوت الخبرة ألاستشارية لتعمل لها التقرير أو الدراسة المطلوبة على الوجه الأكمل أو على الأقل هذا هوا لمفترض .
التقارير,ماهي ؟
منذ بداية الحياة الإنسانية الى يومنا هذا , ليوجد عمل ,مهما كان حجمه أو شأنه, يمضى دون تسجيل البيانات واستنباط المعلومات منها ,وتداولها وتحليلها واستخلاص النتائج وتبادل وجهات النظر حولها واتخاذ قرارات ,......من العمل التجاري البدائي الى أضخم سوبر ماركت ,من العملية الجراحية الى المعركة الحربة, من اصغر مصنع اى أعظم محطة فضاء , من باعة الصحف الى الى دور النشر الكبرى......كل مسبق بشكل أو بأخر ,يتداولون البيانات والمعلومات, شفويا أو كتابة,أو بالحاسب.....وهناك من يقدمونها ويختزنونها ويسترجعونها وينكبون عليها ويقومون بتحليلها واستخلاص النتائج ويضعون توصيات مقترحات , ويتخذون قرارات وإجراءات فى جميع الأحوال.....................القرير هو الاداه .
التقرير:
التقرير هو الأداة أو الوسيلة التى تمكننا من تجميع البيانات وترتيبها وتحليلها واستخلاص النتائج والخروج بتوصيات أ و اتخاذ قرارات ......أن أخطر القرارات فى دنيا الاعمال والصناعة, تلك التى تؤدى الى نجاح عظيم أو ضرر فادح,تتخذ بناء على ما يقرؤه أعضاء الاداره العليا وواضعو السياسات, من تقرير ترفع إليهم
التقرير :
التقرير وسيلة اتصال يمكننا بها أن نحقق هدفا أو أكثر من هذه:
1- تجميع البيانات والمعلومات
2- تسجيل البيانات
3- ترتيب البيانات
4- تحليل البيانات والخروج منها بالنتائج, نحيط بها ذوى الشأن.
5- إقناع الآخرين بما نراه بشأنها.
6- تقديم الآراء ووجهات النظر أو المقترحات.
وهؤلاء "الآخرون" قد يكونون رؤساء لنا أو مرؤوسين, أو زملاء وقد يكونون أي فئة ,وحتى عندما نكتب تقريرا لمجرد تسجيل موقف أو أخر ,ثم يحفظ أو يختزن, فإننا نعرف انه سيأتي يوم يستخرج فيه مضمون التقرير ويطلع عليه آخرون غيرنا 0
كيف نتقن هذا العمل؟
حيث أن التقرير وسيلة اتصال, ووسيلة لنقل المعلومات من عقل الى أخر, فانه يمكننا ان نتوصل الى مبادئ أساسيه لهذه العملية بحيث تكون المعلومات:
1- صحيحة, غير مضلله0
2- واضحة,غير مبهمه0
3- بالقدر المطلوب,لأكثر ولااقل0
4- مقنعه بما نريد أن نفعله0
5- بالشكل الذى يؤدى الى استيعابها0
يمكن أن يكون التقرير دقيقا وواضحا وموجزا ومشوقا, ولكنه يتصف بالنقص, بمعنى أنه لايقدم لقرائه كل ماكان يجب تقديمه ! أي لم يتطرق الى كل جوانب الموضوع0
هناك إذن مبادئ يجب أن نلتزم بها ونحن نكتب أي تقرير:
1- الدقة0
2- الوضوح0
3- الايجاز0
4- التشويق0
5-الاكتمال0
مراحل إعداد التقرير:
أي عمل ذو أهمية لابد من الإعداد الجيد له أو التحضير لهذا العمل. نجمع البيانات ,ونخرج منها بالمعلومات .......الخ ,هناك مرحلة التحضير تسبق كل المراحل الاخرى0
ثم لانبدأ فى الكتابة قبل أن نرتب البيانات كل فى المكان المناسب له هذه مرحلة الترتيب وهى تسبق الكتابة وفى هذه المرحلة توضع البيانات فى ترتيب منطقى0
عندئذ فقط نبدأ المرحلة الرئيسية وهى مرحلة الكتابة, وما أن ننتهي من هذه فأن مهمتنا قد تمت. لكن ما عليك إلا أن تقرأ ماكتبت لنفسك , ومما لاشك فيه أنك سوف تقوم بتغيير بعض الكلمات أوالجمل, أو إضافة بعض التعبيرات , أو الأرقام,أو النظريات.........الخ وهذه تسمى مرحلة المراجعة, ونؤكد أنه لا يمكن أن نكتب شيئا لانغير فيه حرفا عند المراجعة.من هنا تأتى أهمية المراجعة, سواء كانت مراجعة المادة نفسها أو مضمونها أو مراجعة الطباعة والاخراج0
هناك إذن أربع مراحل رئيسية لكتابة التقارير, تشابه مراحل انجاز اى عمل نقوم به:
1- مرحلة التحضير.
2- مرحلة جمع المعلومات وترتيبها0
3- مرحلة الكتابة.
4- مرحلة المراجعة.
5- اللغويات.
كيفية كتابة تقارير متميزة:
1- عملية التحضير " عمليتا الإعداد والتخطيط":
1-1 فى هذه المرحلة يحدد معد التقرير لنفسه الغرض مما هو بسبيله,هل هو يكتب تقريرا لينقل م تحديد الأهداف.
معلومات لمن سيقرؤونه! أو ليبدى رأيه فى وضع معين! أو ليوصى باتخاذ قرار وتشمل هذه الخطوة:
1-1 تحديد الأهداف.:
1-2 تقييم طبيعة القراء.
1-3تحديد المعلومات التى نحتاج لها.
1- 4اعداد التصميم الهيكلي للتقرير.
1-1تحديد الأهداف.:
حدد هدفك بوضوح, لماذا ترغب فى كتابة التقرير؟ كيف جعل التقرير مؤثرا؟ ان الوضع الراهن لايمثل خيارا لك وإلا لن يكون هناك حاجة لكتابة التقرير0
1-2 تقييم طبيعة القراء.
حاول اكتشاف أكثر ما يمكنك من معلومات ذلك سوف يساعدك على الطريقة التى سيتم طرح هذه المعلومات كى تتمكن من تحقيق هدفك0
1-3 تحديد المعلومات التى نحتاج لها.
فكر جيدا فى المعلومات التى تحتاج إليها,تحدث الى الشخص الذى طلب منك إعداد التقرير, لا تقم بوضع أي معلومات إلا إذا كانت لها صلة بالموضوع وتساهم فى تحقيق نتيجة ايجابية , فى التقرير الفنية التى تعتمد على المعلومات والأرقام المأخوذة من التجارب المعملية فالوضع يختلف تماما ....أيضا التقارير التى يصممها المهندسون فى حالة المباني أو خلاف ذلك فان الوضع يبنى أساسا على القياسات الهندسية والأرقام ....والأرقام لا تكذب أوتجامل0
1-4 إعداد التصميم الهيكلي للتقرير.
خذ وقتك تماما فى تصميم واختبار ومراجعة التقرير فهذا هو البنية الأساسية لعملية كتابة تقرير ممتاز "فعال"وهنا يجب أن تعلم أن 75%من الوقت المستغرق فى كتابة التقرير يتم تخصيصه لعملية التخطيط0
2- جمع المعلومات وترتيبها .
2-1 تحديد أماكن العثور على المعلومات 0
2-2 كيفية الحصول على المعلومات 0
2-3 تسجيل مايتم الحصول عليه 0
2-4 تقييم مايتم الحصول عليه 0
2-5 ترتيب مايتم الحصول عليه 0
اثناء هذه المرحلة يعمد معد التقرير الى تكوين الإطار العم وهذه المرحلة تشبه إعداد الموقع للبناء ,أنه يكتب الغرض, المقدمة, تدوين العناوين الرئيسية ,ثم العناوين الفرعية داخل كل عنوان رئيسي , وفى كل خطوة يتساءل هل هذا هو الترتيب المنطقي؟ هل هناك أشكال ؟ رسوم ؟....الخ0
2-1 تحديد أماكن الحصول على المعلومات .
غالبا ما يكون الحصول على البيانات في حالة التقرير الفني ما يكون من العينه التي تم سحبها ,أو من الموقع كما فى حالة الأبنية بصفه عامة , أو قياسات وقراءات كما هو الحل فى التجارب العلمية.......الخ0
2-2 كيفية الحصول على المعلومات.
البيانات المعلومات
Information Data
2-3 تسجيل المعلومات 0
قم بتسجيل كل ما وصلت إليه من معلوما ت فى الإطار المعد ,أو الجداول, أوالحاسب باى طريقة ترى إنها ستحقق لك اكبر قدر من الاستفادة منها .
2-4 تقييم ما وصلنا إليه من معلومات ومعرفة أولوياتها.
نتأكد من أن المعلومات الجيدة قد تم تمييزها, وأن المعلومات الأقل أهمية قد تنم تسجليها, وأن المعلومات الغير مهمة تم حذفها.
2-5 ترتيب مايتم الحصول عليه 0
الخطوة السابقة هى مضمون الخطوة الحالية, فأن تقييم المعلومات الى متميزة ,جيدة, مهمة, أقل أهمية, فهذا فى حقيقته ترتيب وفقا للأهمية المعلومة التى سوف يؤخذ بناءا عليها قرار 0
3- كتابة التقارير:
3-1 مرحلة الكتابة
قبل البدء فى أعداد مسودة التقرير, الق نظرة عامة على ماتوصلت إليه من معلومات , ما إذا كنت تتناول الموضوع بأفضل طريقة يمكن بها تحقيق هدفك من التقرير أم لا , وتقوم بمراجعة كل ما أمكن التوصل إليه من معلومات.
3-2 مرحلة إعداد المسودة
قم بإعداد مسودة الجزء الرئيسي" صلب التقرير" و الملاحق أن وجدت ,ثم انتقل الى أعداد مسودة التمهيد وخاتمة الموضوع,ننتقل بعد ذلك الى كتابة النتائج والتوصيات والملخص ,وكما هو الحال فى النتائج , قد تأتى التوصيات منفردة ومتتابعة, وقد تخصص لكل منها فقرة فرعية تنتهي بها ولكنها فى جميع الحالات تجيب على هذه الأسئلة:
o ما... الذى يجب عمله؟
o من... بواسطة من؟
o متى؟
o أين؟
o وكيف؟
3-3 فحص التقرير وتعديله
نقوم بفحص محتوى التقرير وطريقة عرضه بكل عناية وحرص,فأن الكتابة السريعة للفقرات المتتابعة بقصد إظهار الحقائق والأفكار بترتيب منطقي, ما تزال تتطلب بقدر الإمكان بمبادئ الوضوح, والإيجاز, والدقة, وهذه قائمة أسئلة يسألها معد التقرير لنفسه فمرحلة المراجعة النهائية
هل التقرير واضح؟
o هل يمكنني أن اجعله أكثر وضوحا؟
o هل المعلومات الواردة فيه فى تتابع منظقى ؟
o هل يمكنني أن أهيئ تتابعا أفضل؟
o هل يحتاج الأمر الى حالة أو مثال ؟
o هل يفضل إضافة رسوم بيانية أو جداول؟
هل التقرير موجز؟
o هل هناك إطالة دون مبرر؟
o هل كناك أمور متكررة دون داع ؟
o هل يفتقد التقرير شيئا أساسيا؟
o هل يمكن إدماج فقرتين أو أكثر دون اخلا ل ؟
هل التقرير دقيق؟
o هل تتماسك فقرات التقرير وتؤيد بعضها بعضا ؟
o هل جميع البيانات صحيحة ودقيقة؟
o هل توجد حقائق أو أرقام تعرض التقرير للنقد؟
هل التقرير حقيقي وصادق ومشوق ؟
o هل يتسم بالصدق؟
o هل ما جاء به من معلومات حقيقية؟
o هل يحتوى على قدرا من الرسوم البيانية التى تؤيده؟
o ما مدى مناسبته ل "سيكولوجية" متلقي التقرير ؟
o الطباعة والورق هل كل ذلك مناسبا لمن سيقرأ وه ؟
o هل هذا أكثر مما يجب ؟
4- مرحلة المراجعة
لا نكون دائما أبدا راضيين تمام الرضا عما قمنا بكتابته, ونسع دائما الى إدخال التحسينات 0
والخطوة السابقة تضمنت هذه المرحلة بالتفصيل0
5-اللغويات.
فى التقرير الفنية يكون الأساس هو النتائج "المخرجات" من التجارب أو التحليل الاحصائى أو القياسات المرفوعة من أرض الواقع كما فى حالة الأبنية أو الطرق أو الكباري واستخدام مقاييس الرسم والرسوم البيانية والجداول وهذه الإشكال والجداول سواء فى سياق التقرير المكتوب أو شفهي تسمى المعينات السمعية والبصرية , تسمى بالانجليزية Audiovisual Aids or Visual Aids وليس اللغويات بالضرورة كما هو الحال فى كتابة التقرير الفعالة والعادية ولكن نشير هنا على نحو بسيط :
1- الاستخدام الصحيح لعلامات الترقيم
2- اختيار الألفاظ بعناية
3- صحة الهجاء
علامات الترقيم
هى استخدام العلامات القياسية فى الكتابة والطباعة لفصل الكلمات الى الجمل وعبارات لتوضيح المعنى.
الفاصلة:تستخدم كالأتي: ,
فصل الكلمات داخل الجملة الواحدة
منذ خمسة ألاف عام , بني المصريين الاهرام0
متواليات
ذهبت للمحل واشتريت تفاحا, عنبا, مانجو, خيارا وطماطم.
بعد اسم الشخص الذى تتحدث إليه
محمد,الى أين أنت ذاهب ؟
علامات التنصيص : تستخدم كالاتى : " "
لفصل مقتبس مباشر من عبارة محددة مصدرها أو قائلها
وأجابت, "للأسف لايوجد"
لتحديد تعريفات لغوية
كلمة " فؤاد "تعنى "قلب"
شرطة:تستخدم:
وذلك لتحديد جزء معين فى الجملة إذا حذف لن يؤثر على المعنى .
التقرير- الذى كتب بالأمس – غير مكتمل.
ا لمدرسة الابتدائية- التى إمام المنزل – باهظة .
بين الأرقام والتواريخ
الصفحات 120 -150
الأعوام 0 200 -2003
نقطتان أعلى بعض:تستخدم:
الفصل بين العناوين الرئيسية والفرعية .
قصص الجنوب الغربي:حكايات من الصحراء.
علامة الاستفهام ؟
تستخدم فى نهاية السؤال
كم عمرك ؟
علامة التعجب !
وتستخدم عندما تريد أن تعبر عن فكرة غريبة, خلاصة أو عبارة
يا الاهى ! إنها ضخمة !
تستخدم بدلا من علامة الاستفهام
هل تعلم ماذا فعلت !
تستخدم بدلا من فاصلة
لن يجرؤ ! حاولت أن تقنعه !
قوصين : تستخدم: ( )
بصفة عامة لتخصيص مادة غير موضوعة بالسياق العام اىليست بجزء حيوي من الجملة .
لدعاية الخاصة بنا ( التي نستهدفها ) هى الصحف المحلية
فى تعريفات أو ترجمات فى الجزء الرئيسي من الجملة
الجرد (المخزون ) يتم بصفة شهرية .
فى تخصيص أرقام
تأخركم فى سداد أربعون جنيها (40) مازال قائما حتى تاريخه .
فى تخصيص مقولة مؤيدة لتصريح فى النص الرئيسي
بعد عدة مصادمات مع معلمتها عوقبت الطالبة زعلانة بالانتظار بعد دوام اليوم الدراسي(إنها تستحق ذلك )
فاصلة منقوطة؛ تستخدم:
فى ضم فقرات مستقلة وتحديد علاقة وثيقة بين الفقرات
قم بإذابة الزبد فى وعاء نظيف ؛ثم أضف السكر والحليب .
نقاط 0000تستخدم:
أحيانا بصورة غير رسمية لجذب انتباه القارئ.
ظنت فرحانة انه لا يكون هناك مشكلة........., ولكن وجدت مشكلة.
لعدم ذكر المعلومات المرداة بالكامل
بالرغم من المشاكل ,نحن قادرين على التغلب عليها, ولكن .... ما أحاول قوله هو ........
النقطة 0 علامة التوقف .
تستخدم :
فى إنهاء الجملة
ذهب السيد/ فرحان الى الحفلة 0
فى نهاية جملة مقولة .
قال محمد , "القطة جلست على الحصير " 0
إرشادات لكتابة التقرير 0
إذا كان شفهيا ضع فى اعتبارك مستمعيك .
-التقارير عرضة للانتقال بين الاشخاص فكن مدركا لمن يمكن أن يقرأ هذا التقرير 0
- استخدم بيانات محددة وواضحة 0
- استخدم أسلوب محدد عند مناقشة أراء أو بيع أفكار 0
- كن مختصرا بما لا يفقد تقرير قيمته 0
- ابعث نسخ لمن يجب أن يعرف فقط 0
- استخدم البنط العريض للعناوين أو الألوان لتوصيل المعلومة بسهولة 0
- لخص النقاط الأساسية فى بداية التقرير أو نهايته 0
إضافة اللمسات الأخيرة 0
1- برامج معالجة الكلمات والنشر المكتبي.
لشكل التقرير أهمية كبيرة. تتمتع التقارير فى الآونة بشكل جذاب ومثير للإعجاب . وذلك للاستخدام أجهزة الكمبيوتر فى الكتابة وإضافة الرسوم البيانية والأشكال الهندسية من الكمبيوتر مباشرة مما سهل الإخراج النهائي للتقرير بشكل ميسر ومختلف عما سبق 0
2- تحسين التخطيط والتصميم 0
أن وضع من سيكتب له التقرير فى الاعتبار عند التخطيط الخاص بالتقرير يعتبر العامل الاساسى وراء الحصول على عرض قوي للتقرير .يجب أن نوجز التقرير مهما كانت أهميته وذلك من خلال عمليتي الإعداد والتخطيط المتقنتين .
3- استخدام الأشكال التوضيحية.
جدول –رسم بياني –صورة – تفي بالغرض بدلا من آلاف الكلمات , شريطة أن توضع فى المكان المناسب .
عرض التقرير شفهيا .
أن التخطيط لعرض تقرير شفهيا مشابها جدا للتخطيط للتقرير المكتوب فى أوجه كثيرة حدد الهدف من التقرير 0
هل تريد إقناع مستمعيك ؟ إبلاغهم بشأن موضوع ما ؟..........الخ 0
ملاحظات:
للتقريرالشفهى ثلاث أهداف رئيسية كما فى التقرير المكتوب 0
المقدمة
يجب أن تشد انتباه مستمعيك وذلك عن طريق سؤال , موقف درامي أو حادثة وقعت لك بالفعل مرتبطة بموضوع تقريرك.
اكتب مقدمة تؤثر فى قارئ التقرير0
جسم التقرير .
اكتب قامة بما سوف تتحدث عنه .
تمرين :
اكتب قائمة بما ستتحدث عنه فى التقرير 0
اكتب خاتمه تلخص أهم النقاط التى يتحدث التقرير عنها .
الخاتمة:
لخص التقرير وركز على أهم النقاط ذاكرا ما تريد أن يتذكره مستمعيك 0
تمرين :
ادرس الموضوع التى ستتحدث عنه جيدا. كن منظما. فإلمامك بالموضوع الذى ستتحدث عنه سيعطيك ثقة ويمكنك من الإجابة على اى أسئلة توجه إليك. وكونك منظما, سيسهل من عملية الاستيعاب والمتابعة من مستمعيك.
ملاحظات
فكر فى مستمعيك , بمعنى أخر ضع نفسك فى مكان المستمع .هل تريد أن يكون الموضوع طويلا ام قصير ؟
ملاحظات:
تذكر. الحماس معدي , فإذا كنت متحمسا ومهتما بشأن ما تتحدث عنه , فكذلك سيكون مستمعيك 0
ملاحظات:
عند عرض التقرير :
قف مستقيما مرفوع الرأس ولا تكثر الحركة .
قم بالتواصل البصري بينك وبين مستمعيك .
استخدم لغة الجسم .
استخدم نبرة الصوت .
ملاحظات:
أنواع التقارير
تتنوع التقارير كلا تى :
عام
1. تصنيف التقارير بوظائفها0
2. تصنيف التقارير بمستوياتها .
3. التقارير الفنية.
4. تقرير الجدوى 0
5. المقترحات والعروض والعطاءات .
6. تقارير تقدم العمل.
وتنقسم التقارير الى ثلاثة أنواع بصفة عامة , هى:
1- تقارير أعمال Business reports
2- تقارير فنيه أو تقنية Technical Reports
3- تقارير علمية Scientific Reports Papers
وقد تتنوع التقارير كلا تى :
1- خطة عمل.
2- منظور مالي .
3- خطة تسويقية.
4- تقرير فني .
5- منظور المنتجات أو الخدمات.
6- تقرير يروج لفكرة.
7- تقرير خطة عمل.
وقد تصنف التقارير حسب مستوياتها:
1- المستوى الدولي.
2- المستوى القومي.
3- المستوى القطاعي.
4- مستوى الوحدة الاقتصادية أو الإنتاجية.
1- تصنيف التقارير بوظائفها :
هناك تقسيمات عديدة للوظائف التى تؤديها التقارير. والذي سوف نورده هنا واحد منها, وهو يقسم مجلات الاتصالات الى أربعة , ولذلك فهي أنواع التقارير فى منظمات الاعمال , من وجهة ماتؤديه من وظيفة :
تقارير موجهه للعاملين ;
منها الكتيبات, النشرات, التعليمات, صحف الحائط, والدوريات.. ...........الخ , وهذه وظيفتها إحاطتهم وإعلامهم بشيء يتعلق بالعمل, وأيضا خلق السلوكيات المطلوبة 0
التقارير التشغيلية ;
مثل المطبوعات ألفنيه,وكتيبات التشغيل,وإجراءات العمل, وتعليمات الآمن, والإحصائيات, والبيانات عن التكاليف, والتقارير عما اتخذته الادارة من قرارات .............الخ.كل هذه التقارير مقصودا بها إعطاء وتلقى المعلومات والبيانات اللازمة لسير العمل.
تقارير موجهه الادارة ;
وهذه تقدم لحلول مشاكل – تقارير للمساعدة على التخطيط واتخاذ القرارات ورسم السياسات,تقارير للإدارة بتكليف منها بدراسة موضوع معين وتقديم النتائج,
تقارير السوق والمبيعات ;
مطبوعات ونشرات تنمية المبيعات –التقرير السنوية وتقارير الأداء, التقارير الجديدة, تقارير تكتب لتحسين سمعة الشركة وتقوية مركزها وتحسين علاقاتها. من ذلك أيضا كراسات المواصفات وغيرها من وسائل دعوة المقاولين والمتعهدين والاستشاريين لتقديم عروض لتنفيذ مشروعات الشركات والهيئات فى داخل المنشأة , بين أولئك اللذين يشرفون على العمل , وأولئك الذين يؤدنه, وبين الذين يرسمون السياسة والذين يطبقونها.بين العاملين وأصحاب العمل أو الادارة
تقارير المعلومات :
الحقائق تسجل وتقدم للقارئ ليستخدمها حسب اختصاصه, من هذه التقارير ;
التقارير الدورية, تقارير تقدم العمل, تقارير السياسات, تقارير المبيعات, محاضر الجلسات,واللجان,
تقارير الإنتاج.................الخ0
التقارير من هذا النوع قد لايقتصر على مجرد بسط الحقائق, فهو أيضا يقدم تحليلا لهذه الحقائق واستخلاص مدلولاتها .عندئذ يصبح التقرير تحليليا .
التقرير التحليلي يتحرك الى ما وراء مجرد نقل المعلومات .
2- تصنيف التقارير بمستوياتها :
التقارير عامة تنطوي على نوع ما من الدراسة, تستخلص منها حقائق أو معلومات تؤدى الى نتائج
وتوصيات..ومع إدراكنا لصعوبة تصنيف التقارير وحصر أنواعها بشكل منتهى منه –يمكننا تصنيفها على أساس مستوياتها, وهذا يساعدنا على تبين الفارق بين التقرير الضخم و المذكرة القصيرة.
المستوى الدولي:
من هذه التقارير مثلا تقرير تصدره هيئة الأمم المتحدة أو احدى هيئاتها عن مشكلة الغذاء فى دول أفريقيا مثل هذا التقرير يتخذ شكل مجلد أو مجلدات, ويقوم بإعداده فريق يشرف عليه مدير, ويشمل فقرات عديدة تتطلب وجود متخصصين في مختلف العلوم والتطبيقات.
المستوى القومي:
كأن يطلب رئيس الوزراء مثلا تقريرا عن ظاهرة انتشار آفة المخدرات,يشترك فى إعداده وزراء من الصحة والشئون الاجتماعية والداخلية والعدل .وكل منهم يستند الى مالدى أجهزته من معاونين ومعلومات.
المستوى القطاعي:
القطاع قد يكون رئيسيا مثل قطاع الصناعة, أو الزراعة,أو قطاع الخدمات. وقد يكون قطاعا فرعيا مثل قطاع صناعة السيارات أو قطاع صناعة الجلود.
من الأمثلة:كتابة تقرير عن مشكلة العمالة الزراعية يتناول ظاهرة العجز فى العمل الزراعيين وارتفاع الأجور بشكل يهدد أو أصبح الآن واقعا غلاء السلع الغذائية 0
مستوى الوحدة الاقتصادية أو الإنتاجية:
المهندس فى شركة, المحاسب ,أو مدير ادارة,يطلب من اى منهم كتابة تقرير عن المخزون الراكد
أكتب تقرير اعن هذه المشكلة؟
1. أنواع الراكد: خامات, قطع غيار, منتجات فى المستوى, منتجات دون المستوى, ......الخ0
أسباب ركود هذه الأصناف.
خامات فاضة – زيادة عن المطلوب.
خامات أو قطع بطل استخدام الأصناف التى تستخدم فيها .
ثم يتطرق التقرير الى ما يستخلص من هذه الحقائق, ما يجب عمله بهذا الشأن,وإذا نظرنا الى التقرير يكون فى هذه الحالة كبيرا,الواقع أن الأغلبية الساحقة من التقارير تكون صغيرة الحجم,ولكنها شأنها شأن التقارير الكبيرة من ناحية التأثير والأهمية.
ماهي عوامل تحديد نوع وحجم التقرير؟
اذكر أهم هذه العوامل جميعا ؟
حجم التقرير ستراوح من المجلدات الكبيرة مثل التقارير التى تكتب فى مشكلة دولية يجب اتخاذ قرار بشأنها الى التقارير القصيرة وهى غالبا من صفحة الى عشر صفحات مثلا, وعادة تتعلق بمشكلة وقتية أو لها أهمية حالية,ويقصد منها الإسراع بنقل المعلومات لجهة لأخذ إجراء بشأنها0 عادة لاتجلد بل توضع فى حافظة خاصة بها , وهى تتخذ إشكالا متعددة منها :
النشرة 0
الكتيب
التقرير على أنموذج0
محضر اجتماع أو لجنة.
التقرير الرسمي الصغير.
وكل الأشكال السابقة تأخذ شكلا المذكرة:
المذكرة:
وسيلة للاتصالات الداخلية, تستخدم فى الأمور العادية,أو الروتينية, وان كانت تخرج فى بعض الأحيان خارج المنشأة, أو الهيئة,وهى فى تكوينها أو مضمونها والهدف الذى تحققه لاتختلف كثيرا عن "الخطاب"أو "النشرة"الاختلاف الأساسي هو الأسلوب 0
المذكرة تكون غالبا اقصر من الخطاب ومباشرة,وتهدف الى استعجال إجراء أو بيانات, أو الإفادة بأمر عاجل نوعا, وهى أفضل من المحادثة الشفوية ,أو التليفونية.
مثال:
الخطاب: letter report
المقصود بالخطاب هنا ليس المراسلة العادية ولكن الخطاب الذى يؤدى وظيفة التقرير. انه يتضمن عناصر التقرير : تقديم بيانات, وصف موقف, ثم استنتاجات من هذه البيانات, ثم استخلاص شئ من هذا, الانتهاء الى حقائق محدودة لإصدار توصية باتخاذ إجراء معين .
النشرة:
تقرير ينشر على العاملين أو على عدد كبير من الناس ,قد يعطى لكل واحد منهم نشرة ,أو تعلق فى لوحة الإعلانات , والنشرة تشبه الى حد كبير المذكرة إلا أنها قد تكون أطول أو أكثر من المذكرة فى عدد الصفحات , فى بعض الأحيان تكون كتيب , هذا عندما تشمل قواعد تهم العاملين
التقرير على أنموذج :
قد يطلب تقرير معين بشكل متكرر ومستمر.مثلا عن انتهاء أعمال الوردية, تقرير استلام معدات أو أجهزة للاستعمال أو الصيانة أو الإصلاح...........الخ0
فى مواقف كثيرة لاستحب أن تطلب من كاتب التقرير أن يكتبه كما يتراءى له. كما أن التقرير مطلوب فيه بيانات رقمية محددة-خصوصا إذا كانت هذه البيانات سوف تجمع وتدخل الحسب لمعالجتها واستخلاص مؤشرات معينه منها ويجب أن يشمل التقرير على أنموذج الاتى:
أن تأتى البيانات بشكل موحد.
استيفاء جميع البيانات.
الايترك لكاتب التقرير قدر كبير من التصرف فى فقراته .
أن يسهل بعد ذلك تجميع البيانات وتحليلها .
ولكل هذه المميزات ثمنها بطبيعة الحال ,وهو ضرورة بذل عناية كبرى بتصميم النماذج, لان التوحيد دائما يوحد كل شئ , المزايا والعيوب ,فإذا أغفلت ناحية هامه فى تصميم النموذج فان جميع التقارير ستاتى خالية منها .ولعل هذا هو السب بأن مصمى التقارير يخصصون فيها حيزا فارغا يسمونه "ملاحظات" 0
التقرير على أنموذج له آلاف الأمثلة,.... وأي مثل نورده هنا لايمثل هذه الفئة من التقارير.
مثال ذلك: نتيجة الفص المعملي للعينات الغذائية.
نتيجة فحص السلع الصناعية أيضا.
مثال أخر : وليكن تقريرا يكتبه اثنان من المشرفين احدهما يسلم موقعا إنشائيا فى نهاية وردية النهار,والثاني يستلم منه. والنظام يقتضى أن كل منهما على التقرير .
التقرير على أنموذج :
هذا....وقد يوجد فى ظهر التقرير مساحة لإضافة اى ملاحظات.
التقارير عن أعمال اللجان :
سواء طنت رئيسا أوأمينا أو مقررا فى لجنة, قد تجد نفسك مسؤولا عن تقديم تقرير (أو عدة تقارير) عن إجراءاتها ,أو منجزاتها, وهنا يجب أن نفرق بين :
• محضر اجتماع.
• وتقرير عن أعمال.
التقرير على محضر الاجتماع بطبيعة الحال, لذا يجب تسجيل محضر الاجتماع بكل دقة واكتمال , الاجتماعات عندما تكون على مستوى عال من حيث مضمونها يعد لها "جدول الاعمال" قبل بدئها.
وذا لم يعد جول الاعمال لبساطة الموضوع-فانه يكون هناك مفهوم شفوي لموضوع الاجتماع وفقراته , وترتيب هذه الفقرات0
آن تدوين مايدور فى الاجتماع يجب أن يدون فقرة بفقرة حسب جدول الاعمال وحتى لاتفوت أي فقرة أحيانا يكلف أكثر من شخص القيام بتدوين الاجتماع0
المحضر فى النهاية سيكون تقريرا, فيه كل عناصر التقرير ويجب أن نكتبه وفى اذهاننا ذلك 0
التقرير الفني
هذا هو مايعنينا لكل تقرير مجال ينتمي إليه هندسة, اقتصاد,علوم تجريبية, (كيمياء- فيزيقا) , قانون ,طب,...........الخ 0
قد ينتمي التقرير لأكثر من مجال, فتقرير عن تقييم مشروع قد يتعرض لكل جوانبه الاقتصادية والتكنولوجية والقانونية والاجتماعية.
يختص كل تقرير بموضوع معين ,فالتقرير الهندسي قد يكون موضوعه إنشاء طريق فى الصحراء والبدائل الممكنة .كما قد يختص لجدوى استخدام الكمبيوتر فى تشغيل خط إنتاج فى مصنع , والتقرير المالي قد يكون موضوعه التدفق النقد ى المخطط لمشروع تحت الدراسة الى آخره.
التقرير الفني إذن هوالذي :
يوجه لقارئ أوقراء ذوى تخصص معين ليتخذوا بناء عليه إجراء مهنيا مطلوبا منهم أو يدخل في اختصاصهم .
يستخدم أدوات في الكتابة والتعبير لايفهمها المتدرب العادي مثل :
الجمل والكلمات العادية .
المصطلحات الفنية.
المعادلات والصيغ الرياضية والعلمية.
المكونات التشكيلة.
o التقرير يكون فنيا بناء على:
a. موضوعه.
b. مستوي معالجته لهذا الموضوع.
c. أدوات التعبير والكتابة المستخدمة.
d. المسئول الموجه له التقرير .
e. الغرض المهني من توجيه التقرير .
التقارير الفنية غالبا ودائما ما ترفع إلي فنيين أو متخصصين لإبداء الرأي الفني ورفعه إلي مجموعات أخري نمن متلقي التقرير كمجالس الادارة ولجان السياسات, هؤلاء ليسوا بقراء عاديين وليسوا مثل عامة الناس, ولذلك تعد التقارير بأدوات أخري تختلف عما كانت عليه عند مخاطبة الفنيين متخصصين
المدير قد تكون خلفيته المهنية واحدة من عدة مجالات وهو يدير أعمالا من مجالات مختلفة أو طبيعة أعمال متباينة. وان كان هذا بالطبع لايتعارض مع كون الادارة نشاطا له فروع عديدة يمكن للرجل الأكاديمي أن يتخصص في فرع منها, كبحوث العماليات مثلا, وهو يتخصص فيها مناجل البحث والتدريس وتقديم الخدمات الاستشارية ,وكنها في حد ذاتها ليست مهنة أو وظيفة. المهنة أو الوظيفة هي الادارة .
ويمكننا أن نقول أن التقرير يخرج من دائرة التقرير الفني ويدخل إلي زمرة التقرير الاعمال وذلك عندما يوجه إلي مديرين أو للقراء العاديين 0
والبحث العلمي قد يكون اعلي هذه الدرجات. حيث أن تقرير المعمل فني جدا , البحث العلمي في أي مجال هوايضا كذلك, وهذان يمكن إعادة صياغتهما لغير المتخصصين .
ففي الوسط الجامعي ترفع الرسالة إلي الأستاذ المشرف علي البحث , وهو متخصص جدا في مجال البحث واعلي درجة من الباحث بالطبع , فهو اعلي في التخصص والمستوي العملي معا , ولذا فهو مختص بمراجعة وتمحيص دقائق الرسالة وتقييمها أولا قبل مناقشتها من لجنة الأساتذة المختارة .
التقرير إذن يكون فنيا أو علميا حسب من هو موجه لهم وليس كاتب التقرير مثال:
الطبيب الشرعي يكتب تقريرا للقاضي , هذا التقرير فني بالنسبة للقاضي ولكنه ليس كذلك بالنسبة للطبيب ولا لغيره من الأطباء, ولو أن الطبيب الشرعي كتب تشخيصا لحالة هذا المريض نفسه لاختلف الأمر كثيرا عن سابقه إذ انه يكتب بمصطلحات طبية بحتة لايفهمها سوي الأطباء .
خلاصة القول يكون التقرير فنيا بالنسبة لقارئ معين عندما يكون هذا التقرير داخل نطاق تخصص القارئ , القاضي يتلقي تقارير من جهات مختلفة ومن أشخاص مختلفين مهنيا , خبراء في المباني, في الضرائب, في التأمينات, في كثير من النازعات وجميعها تقارير فنية بالنسبة للقاضي.
كقاعدة عامة :
قد لاتنطبق هذه القاعدة علي كل الحالات حرفيا – تتكون التقارير الفنية والعلمية من هذه العناصر :
الخلاصة, تأتي في أولها.
مقدمة.
وصف تفصيلي للأعمال التدريبية أو العملية أوالمعملية أو الميدانية .
نتائج محققه من البحث .
جزء خاص بالملاحق والمراجع .
الهدف من التقرير الفني هو تقديم الحقائق والاستنتاجات, وتقدم الحقائق استنادا علي الأبحاث التي تمت وجربت, والمدعمة بالبيانات والرسوم البيانية, والرسوم التوضيحية, والتحليل الإحصائي.
توجد أشكال مختلفة من التقارير الفنية, قد يكتب تقريرا عن سبب فشل تشغيل معدة ما, أو تقرير عن الاحتياج المعمل إلي جهاز معين ,يمكن ان يكتب التقرير عن تكوين معدة جديدة , أنواع وأشكال اخري من التقارير مثلا تصف نجاح أو فشل اختبار او نجاح عملية أو تجربة معينة 0
التقرير الفني يستخدم في حالة تقديم تقرير يتعلق بالجوانب الفنية المرتبطة بنشاط معين ( هذا ألنوع من التقارير لايرتبط دائما بالتكنولوجيا ) 0
عادة ما يوجه التقرير الفني إلي جمهور لديه خلفية فنيه إلي حد ما 0
امثلة :
التجارة
وزارة التجارة والصناعة
الهيئه العامة000000000000
الادارة المركزيةلفرع00000000000
الادارة العامة لمعامل 00000000000000
تقرير تشغيل جهاز
المعمل 00000000 الجهاز00000000
الموديل00000000 المسلسل0000000
م نوع العينة الكود تاريخ التشغيل نهاية التشغيل اسم القائم بالتحليل التوقيع ملاحظات
مدير الادارة المدير العام
الاسم / الاسم/
التوقيع / التوقيع/
ملاحظة :التقرير السابق يسمي في بعض الأحيان دليل إجراءات 0
وزارة التجارة والصناعة
الهيئه العامة000000000000
الادارة المركزيةلفرع00000000000
الادارة العامة لمعامل 00000000000000
تقرير شهري بالأجهزة المعطلة
م اسم الجهاز الادارة الموديل الشركة الموردة العطل الإجراء المتخذ
مدير الادارة المدير العام
الاسم / الاسم/
التوقيع / التوقيع/
الخلاصة
التقرير الفني :
تقديم الحقائق الفنية والاستنتاجات اعتمادا علي التجارب والأبحاث التي أجريت مدعما بالبيانات والرسوم البيانية , والإحصائيات لجمهور لديه خبرة فنية لحد ما 0
يرافق التقرير الآتي :
- خطاب توصيل
هذا الحطاب عادة ما يكون مصاحبا للتقرير لإبلاغ القارئ عن مضمون التقرير0
- قائمة الأرقام والجداول
قائمة بالنماذج و الرسوم المرقمة بترتيب معين 0
-الافتتاحية
حدد المشاكل التي تواجهها ( الهدف )
المحددات
إجراءات التحقيق التي تمت
المراد تحقيقه
-النقاط
يتم تقسيم نقاط الخطوات أو الإجراءات
اذكر ماهي الخطوات الازمة المطلوب تنفيذها للوصول للهدف
اذكر المحددات ,قدم الحقائق والدلائل (إحصائيات ,رسوم بيانية، هندسية, الخ )
-الإقفال
حدد أفكارك وتوصياتك علي الدلائل المقدمة 0
اعداد الطالب مصطفى القليوبى
موضوع: اعداد وكتابة التقارير الفنية عداد الطالب مصطفى القليوبى